IT Accounting??

Do we really care about this??

Well, masalah administrasi sistem TI sehari-hari saja sudah cukup membuat pusing kepala kita serta mencegah kita untuk bisa pulang ke rumah tepat waktu. Tapi jangan lupa, masih ada hal lain yang bisa membuat kepala kita semakin 'pecah', hahaha!! Apa itu? Apalagi kalau bukan topik dari tulisan ini... IT Accounting.

Mulai dari kata-kata Accounting. Ini terkait erat dengan istilah Accounting Cost yang pada hakekatnya merupakan semua biaya yang memiliki pengaruh terhadap penyusunan General Ledger sebuah perusahaan. Kita semua tahu bahwa biaya yang diperlukan untuk menjamin lancarnya pelayanan TI kepada bisnis semakin meningkat dari tahun ke tahun, akibat adanya penambahan user, penemuan-penemuan teknologi baru serta kompleksitas sistem. Proses perencanaan serta pengendalian biaya-biaya TI juga tidak dilakukan secara komprehensif serta terstruktur di banyak perusahaan. Hal inilah yang kemudian menyebabkan layanan TI dipandang sebagai sesuatu yang high-cost atau tidak fleksible.

Berikut ini penjelasan secara singkat dan umum mengenai bagaimana membangun sebuah sistem akuntasi dasar yang bisa diterapkan oleh banyak departemen TI untuk mulai mengetahui secara lebih mendalam biaya layanan yang mereka kerjakan sehari-hari dalam mendukung semua kegiatan operasional bisnis.

Untuk dapat memilah-milah, memecah serta mengkategorikan biaya dalam sebuah solusi TI maupun aspek operasionalnya, terlebih dahulu kita harus mengetahui yang namanya Cost Unit, yang adalah sebagai berikut:
1. Hardware costs
2. Software costs
3. People costs
4. Accommodation costs
5. External Service costs (biaya-biaya yang timbul oleh karena satu atau lebih kegiatan operasional TI di-outsource-kan ke pihak luar organisasi)
6. Transfer costs (biaya yang sebenarnya timbul akibat berpindahnya aset dari sebuah bagian organisasi ke bagian lainnya).

Unit-unit di atas kemudian harus dipecah kembali menjadi Cost Elements, misalnya People Cost yang pada umumnya terdiri dari; biaya payroll, overtime staf TI maupun biaya konsultan eksternal. Cost Elements biasanya tersusun dengan sendirinya sesuai dengan karakteristik operasional departemen TI yang bersangkutan. Berikut contoh dari Cost Elements:
1. Hardware costs - Central processing units, LANS, disk storage, peripherals, wide area network, PCs, portables, local servers
2. Software costs - Operating systems, scheduling tools, applications, databases, personal productivity tools, monitoring tools, analysis packages
3. People costs - Payroll costs, benefit cars, re-location costs, expenses, overtime, consultancy
4. Accommodation costs - Offices, storage, secure areas, utilities
5. External Service costs - Security services, Disaster Recovery services, Outsourcing services, HR overhead
6. Transfer costs - Internal charges from other cost centres within the organisation.

Setelah Cost Element disusun dan diidentifikasi, pada umumnya setiap Cost Element akan diklasifikasikan lagi menjadi Capital atau Operational Cost. Capital Cost merupakan biaya yang memiliki pengaruh terhadap keseluruhan nilai dari perusahaan (depresiasi). Biaya-biaya ini mencakup pembelian benda-benda kapital seperti server, software paket, maupun fasilitas gedung untuk sebuah Data Center. Operational Cost merupakan biaya yang diperlukan day-to-day untuk kegiatan operasional sebuah departemen TI, yang misalnya adalah biaya maintenance PC, lisensi software serta akomodasi staf TI.

Terkait dengan layanan TI serta kualitasnya, Cost Element bisa juga diklasifikasikan menjadi Direct atau Indirect Cost. Direct Cost merupakan seluruh biaya yang bisa secara tegas dibebankan kepada satu unit layanan/konsumen tertentu. Misalnya aplikasi keuangan, biaya pembelian lisensi dari aplikasi tersebut jelas-jelas terkait dengan departemen keuangan.

Sedangkan Indirect Cost merupakan biaya pengelolaan TI yang terkait dengan lebih dari satu layanan/konsumen, misalnya aplikasi e-mail korporat, biaya pemeliharaan Data Center dan lain-lainnya. Seperti yang tertulis di atas, kedua biaya ini memiliki peranan besar dalam
menentukan biaya pengelolaan sebuah layanan TI.

Klasifikasi terakhir yang tidak kalah penting adalah Fixed dan Variable Cost. Seperti namanya Fixed Cost merupakan biaya yang tidak berubah meskipun utilisasi berubah-ubah, seperti biaya kontrak pemeliharaan sistem dan biaya sewa gedung Data Center. Variable Cost melibatkan semua biaya yang berubah-ubah sesuai dengan tingkat utilisasinya, misalnya biaya bandwidth jaringan.

Semua biaya di atas penting untuk ditelaah, dengan fokus pada bagaimana sebenarnya menentukan biaya sebuah layanan TI. Dengan mengetahui biaya ini, sebuah perusahaan dapat dengan relatif lebih mudah menentukan nilai sebuah solusi serta kegunaannya melalui perhitungan ROI dan Total Cost of Ownership. Dengan perhitungan ini, pihak manajemen serta departemen TI dapat mencapai sebuah 'kesepakatan' mengenai nilai sebuah calon proyek TI.

So, memang benar... ujung2nya 'bahasa universal' nya adalah uang juga. Hehehe... So, ada baiknya kita orang TI tahu sedikit banyak mengenai proses akunting dan keuangan.